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[技術解説]

IBM、マイクロソフト、サイボウズ、主要3グループウェアの20年の進化の歴史

2012年8月20日(月)

Part3 代表的グループウェアの動向 メールを補完し、報告・連絡・相談の効率化に役立つグループウェア。その最新機能は意外と知られていない。メールやスケジュール管理以外の機能強化が著しいにもかかわらずだ。代表例としてIBM、マイクロソフト、サイボウズの製品の進化をチェックする。 折川 忠弘(編集部)

【IBM】メール強化とともに多様な連絡手段を提供

IBMの「Lotus Notes/Domino」は、旧ロータスが1989年に発売して以来、ユーザーが抱える新たな課題の解決に積極的に取り組んできた。メールの“洪水”に悩む声を聞けば、混乱せずに処理する方策を考える、といった具合だ。

例えばバージョン7の場合、メールを時系列ではなくスレッド(話題)別に表示できるようにし、これまでの経緯を踏まえた上でメールを返信しやすくした。メールの内容に応じてユーザーがタグを付けられるようにし、必要なメールを迅速に検索できる工夫も施した。

大量の添付ファイルが飛び交う運用方法も見直してきた。複数ユーザーに添付メールを一斉配信すると、同じファイルが社内に重複して存在することになる。こうした使い方が常態化すると、保存先のディスクを圧迫しかねない。そこでバージョン8.5は「DAOS」と呼ぶ機能を追加。添付ファイルをサーバー上の専用スペースに一元的に保管することでストレージの容量を抑える。バージョン8.5.2では、ファイル共有機能を備えるLotus Quickrと連携。メール送信時にファイルを添付せず、代わりにQuikcrのライブラリに保存したファイルへアクセスするためのURLを発行することで、ファイルの重複を防ぐ。

図3-1 IBM Lotus Notesの画面
図3-1 IBM Lotus Notesの画面

Web会議の利便性向上を図るLotus Sametime

在席管理やWeb会議などの機能を備える「Lotus Sametime」は、会議を効率よく実施するための機能を拡張してきた。バージョン3.1からNotesのカレンダーを使って会議を予約できるようにし、その後はモバイル機器やMacなどからも会議に参加できるようにした。

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