[木内里美の是正勧告]

ITリーダーならメールを使いこなそう

2014年1月29日(水)木内 里美

コミュニケーション手段として、すっかり定着した電子メール。しかし、それを使うすべをきちんと体系立てて学ぶことは少なく、見よう見まねの結果、生産性を著しく削がれているケースも散見されるようだ。今回は、筆者が実践しているアカウントの使い分けについて紹介しよう。

パソコンが社内ネットワーク(LAN)に繋がりインターネットにも繋がった1990年代半ばから、電子メールは日常的なコミュケーション手段になった。その源流は1960年代と古いが、携帯電話やスマートフォンの普及に伴って廃れるどころか、今ではもっともポピュラーなコミュニケーションツールになっている。

もちろんビジネス活動の上でも欠かせないツールだが、問題もある。社員の多くにパソコンが与えられるようになった頃、企業のパソコン教育はワープロや表計算のソフトが主だった。メールがコミュニケーションの基本でありながら、その教育はおざなりで、きちんとした教育を受けた人が少ないのだ。

メールの教育があれば、ネットワークコミュニケーションにおける作法(ネチケットと呼ばれたこともある)を学べたかもしれない。メールを使いこなすための振り分けや添付、転送などの基本機能から、情報の取り扱い方や整理の仕方を理解できるし、タッチタイピングで効率の良い入力も学べるはずなのだ。つまり情報リテラシーを身に付けるには絶好のツールなのだが、タイトルの付け方にしても、本文の書き方にしても、はたまたCCやBCCの使い方とか同報の仕方にしても、感心しない事例にたくさん遭遇する。

大量のメールに埋もれて重要なメールを見逃したり、メールの処理に業務時間の大半を費やしたり、といったことも、相変わらず起きているのではないか? 見様見真似の使い方が先行し、日常の指導もないためになかなか改善されない現実がある。

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