日本大学の学務部教育推進課国際交流室は、クラウド型情報資産プラットフォームを導入。学生向け国際交流プログラムの実施に伴う事務を大幅に効率化した。サービスを提供するパイプドビッツが、2014年7月31日に最新ユーザー事例として公表した。
同室は2010年、事務作業の軽減を図ることを目指し、交換留学や短期海外研修、サマースクール、TOEFLの模擬試験といったプログラムへの申し込みを紙ベースからWebに切り替えた。Googleドキュメントで作成したフォームをWebページに掲示し、申請者に入力してもらう方法だ。しかし、このやり方では十分な効率化を図れなかった。
例えば、申し込み者に対して受理のメールを1通ずつ手作業で作成・送信する必要があった。各プログラムに対しては1週間の受付期間中に約150件に上る申し込みがあるため、こうした事務処理は担当者にとって大きな負担になっていた。Googleドキュメントには、申し込み内容を送信後に申込者本人が内容を確認できない、Webフォームの公開/非公開を別部署にいちいち依頼しなければならない、という手間もあった。
新システムは、パイプドビッツが提供するクラウドサービス「Spiral」を利用して構築した。Webページ上に掲示した申込/申請フォームへの入力内容を、案件別にデータベース化。文面に申し込み内容やユニークな受付番号、受験料の振込先を付加したメールを自動送信する機能を備える。これにより、学生の利便性を向上できたほか、受験料入金時の確認作業が容易になった。このほか、申込期間を設定することで、Webフォームの公開/非公開を自動で切り替えられることも、作業軽減に役立っている。
| 【プロジェクトの概要】 | |
| ユーザー名 | 日本大学 |
| 業種 | 教育・研究機関 |
| 導入システム | 情報資産プラットフォーム |
| 導入目的 | 事務作業の効率化、学生の利便性向上 |
| 主な利用サービス | 「Spiral」 |
