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[新たなワークスタイルを支えるUC(Unified Communications)の基礎知識]

【第3回】ビジネス課題と求められるコラボレーション環境

2015年12月2日(水)Christopher Franke(インターコール・ジャパン シニアマネージャー) 高橋 貞治(インターコール・ジャパン UCソリューションコンサルタント)

企業活動においては、円滑なコミュニケーションが重要な要素の1つです。そのため企業は、それぞれの活動に最適なコミュニケーション環境を整備しようとしています。選択肢であるコミュニケーションツールや通信回線がまちまちでは、種々の課題が生じます。これを解決するのがUC(Unified Communication)です。今回はまず、一般的な企業がコミュニケーションに関して抱える課題について、その実態をみてみましょう。

 企業におけるコミュニケーション環境が抱える課題は、現実に即せば即すほど、より複雑になります。実務を担う各部門の現場では、それぞれの業務特性に応じてコミュニケーションツールに対しても異なるニーズがあるためです。結果、部門単位で独自のツールを導入する場合も珍しくありません。

業務内容によって必要な機能の優先度が変わる

 例えば、社外での活動が多い営業部門では、モバイル対応が重視されます。社外でもIM(Instant Message)や会議予約が利用できたり、社内外との会議や打ち合わせに携帯電話やスマートフォンから参加したり、あるいは、その場で必要な関係者を会議に呼び出すといったような使い方です。自席に掛かってきた電話を携帯電話などに転送する機能にも需要があります。

 設計/製造に関わる部門では、資料の共有機能が重視されます。図面や仕様書といったドキュメントや3D画像、試作品の写真など、様々な形式のドキュメントを高精細で表示し、かつ、それらの画像にマウスなどを使って書き込んだ内容をリアルタイムに共有するといった機能が多用されています。

 人事部門でも、拠点が分散した企業ではコミュニケーションツールの重要性が高まってきます。新たに雇用したスタッフに就業規則などを説明するといった業務も、複数拠点でバラバラに行なうとなると大変な手間がかかります。といって該当者全員を本社に集めるとなれば、費用や時間が掛かってしまいます。複数拠点へ同時に説明できる環境や、オンデマンドでトレーニングできる環境を整備すればコストを削減できます。

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