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マイナンバー対応に漏れはないか―TKCが法定調書向けオプション

2016年7月4日(月)杉田 悟(IT Leaders編集部)

2016年から始まったマイナンバー。すでに大半の企業がその対策を終えていると思われているが、中には対策を忘れがちなマイナンバー対策の盲点があるという。それが「法定調書」への対応だ。TKCが2016年7月1日に提供を開始した「e-TAX法定調書(報酬・不動産マイナンバーオプション)」は、この盲点にピンポイントに対応するサービスだという。

 マイナンバー対策への各企業の取り組みは、実施を目前に控えた2015年下期に最盛期を迎えた。この時期多くの企業が、従業員のマイナンバーの収集と管理に多くの時間を割いた。この対応に忙殺された人事・総務部門や情報システム部門も多かったことだろう。

 従業員のマイナンバーを無事収集・保管し、一通りの対応を終えたと安心している企業も多いことだろう。しかし、思わぬところに対応の漏れが生じている可能性があるので注意が必要だ。例えば、マイナンバーの記載が必要な書類のひとつである法定調書への対応は済んでいるだろうか。

 法定調書とは、企業が税務署に提出を義務付けられている書類のひとつで、従業員が対象のものでは源泉徴収票や給与支払報告書がこれに当たる。その対応はもう済んでいると考えている企業も多いことと思われるが、そこに盲点がある。法定調書は40種類以上あり、授業員以外を対象にしたものも複数存在する。その中でも特に社外の個人を対象としたものに気を付ける必要がある。

 相手が企業の場合は公開された企業番号が対象となるため、セキュリティ上のリスクは少ない。しかし相手が個人の場合、税務署に提出する法定調書に個人番号の記載が必要となるため、従業員同様マイナンバーの厳格な収集・管理が必要となってくる。また、外部取引先だと経理部が主体となることが多いため、人事部門を主体に進めていたマイナンバー対応から漏れている可能性がある。

 社外の個人を対象とした法定調書にはどのようなものがあるのか。例えば企業が開催したセミナーの講師に対して支払われる講演謝金や税理士や社会保険労務士の報酬、社内報などへの掲載のために外部依頼した際の原稿料などが上げられる。特に注意が必要なのが不動産関連だ。

 地代や家賃の支払いに関するものであれば、支払先は地主や大家などの個人となる。不動産の譲渡の場合も譲渡者個人に対する支払いが発生する。売買や貸し付けのあっせんをした個人の場合も対象となる。これらは、それぞれに異なる種類の法定調書が存在している。

e-Taxも活用して上手な対策を

 給与所得の源泉徴収票は、電子申告・納税システム「e-Tax」で、その帳票を作成できる。e-Taxのホームページによると源泉徴収票以外にもe-Taxで作成できる法定調書は数種類存在する。その中に上記の報酬や不動産関連の支払調書も含まれている。

 今回、報酬や不動産関連の法定調書に係わるマイナンバー対策サービスを発表したTKCは、もともと「e-TAX法定調書」というクラウドサービスを提供している。総務省や日本郵政グループでも使われている電子申告支援サービスだ。TKCはこのオプションとして、つい忘れがちな報酬や不動産関連取引のマイナンバー対応を支援するサービスを提供している。

 オプションサービスは、報酬や不動産関連の法定調書で必要とされるマイナンバーの収集から管理、e-Taxによる電子申告までをカバーする。収集は、紙の書類だけでなくPCやスマートフォンで入力されたものにも対応する。管理は企業の端末に残さず、個人情報保護に特化した国際規格であるISO/IEC27018を取得しているTKCのデータセンターで一括保管する。そして申告の際には、データセンターで保管した支払先のマイナンバーを参照してデータを作成、そのまま電子申告を行うことができる。

 TKCにはすでに、大手企業を含む約160社から予約の申し込みが来ているという。企業は1月から12月までの、1年分の取引内容を記載した法定調書を翌年1月に税務署に提出しなければならないため、マイナンバー施行後、最初の法定調書提出期限となるのが2017年1月。あわてて直前の対応とならないよう、法定調書の対応に漏れはないのか、今のうちに確認しておいた方がよさそうだ。

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