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[技術解説]

エンタープライズサーチ — 企業内検索に求められるものとは?

2007年6月25日(月)

企業内における情報発信の活性化や知識共有を促進させるソリューションとして注目される社内Blogや社内SNSの活用は、先進企業を中心に広まりつつある。しかし、発信された情報を常に網羅的にキャッチアップしていくことは困難であり、発信された情報を効率よく収集し、選別していく何らかの仕組みが求められるだろう。エンタープライズサーチは、まさにそうしたニーズに応えるものであると同時に、社内に蓄積された「知」の共有と再利用に大きく貢献するソリューションである。ここでは、エンタープライズサーチの必要性、各社の具体的な製品を読み解くためのポイント、代表的な製品の特徴などを紹介し、企業内検索に求められる要素を浮き彫りにしていく。

エンタープライズサーチとは?

普段、インターネットを利用していながら、GoogleやYahoo!に代表されるサーチエンジンサービスを利用したことがないという人は、まずいないだろう。インターネット上に存在するであろう未知の情報を検索するために、こうしたサービスを利用することは、もはや当たり前の手段として定着しつつある。ところが、この「できて当たり前」のことが、社内の情報に対しては「できない」のである。

企業内における情報の蓄積と検索をスマートに実現する手段として、古くからデータベースが活用されている。データベースは、利用目的に応じてあらかじめフィールドが決められており、レコードに収められる情報は定型化されている。社内に蓄積されている情報が、すべてデータベース化されていれば、検索性も担保される。しかし、一説には、企業内の文書の約8割が非定型であると言われている。こうした非定型文書の検索を可能にしなければ、社内の知識共有は実現しえない。

たとえば、プレゼン資料を作成するとしよう。過去に、類似のプレゼンを行った人がいれば、そのときに使用した有益な調査結果が、どこかのファイルサーバー上に、ひっそりと眠っている可能性がある。それを見つけることができれば、イチから資料を作成する必要はない。しかし、Excelのワークシートなのか、PowerPointのスライドなのか、PDFなのかもわからず、誰が作成したのかもわからない。それどころか、本当にあるのかどうかすらわからない。いったい、これをどうやって探し出せばよいのだろうか。

これは、経営層にとっても決して見過ごすことができない重要な問題である。経営改革を効率よく進めていくためには、部門を越え、データベースを横断的に検索し、全社規模の情報を常に把握しておく必要がある。ところが、各部門で異なるDBMS(データベース管理システム)を採用しているために、一元的な検索ができないケースがある。セクショナリズムの結果であったり、企業合併の結果であったりと、理由はさまざまだが、社内に異なるシステムが混在している例は意外と多い。

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