Web 2.0系のコラボレーションツールの企業導入が進みつつある。これら新しい製品/サービスの実態を理解すれば、既存ツールにはない豊富な可能性に気付くだろう。一方、ツールの導入は働き方にも影響を与えるため選定時には注意が必要である。既存のツールと組み合わせた複合型のコラボレーション環境構築が1つの解になる。
ブラウザベースのコラボレーション技術が進化し、企業の認知が進むのに合わせて、Web2.0をうたうツールの影響力が増している。ガートナーでは、2013年までにコラボレーション基盤市場全体において利用されるツール類の80％が、Web2.0の技術をベースにしたものとなると予測している。
従来の文書ファイルを中心としたものと、Web 2.0型のブラウザベースのツールを利用したコラボレーションとの間には根本的な違いがある。この違いを理解し、適材適所で活用することが、新しいコラボレーション技術導入を成功させるための鍵となる。
Web2.0型コラボレーション基盤
ファイル指向の限界を打破
コラボレーションのスタイルを整理すると、利用するツールによって大まかに2種類に分けることができる。1つは、Microsoft Officeに代表されるクライアントソフトウェアを利用した「ファイル中心型」のコラボレーション。もう1つは、WikiやGoogle Docsなど、共同編集を前提としたブラウザベースのツールを利用し、コンテンツや他のメンバーと直接コンタクトすることでコラボレーションを実現する「Web2.0型」コラボレーションだ。
ファイル中心型のコラボレーションでは、多くの場合ファイルサーバーなどを利用したファイル共有が中心となる。各メンバーがネットワーク上のストレージ内にあるファイルをローカルPCへダウンロード。編集後にストレージ内のファイルを編集済みのものに更新する。ファイルの場合、基本的にはコンテンツは同時に1人しか編集できないので、コラボレーションはシングルスレッド（逐次処理）で進行する。1人の編集作業が終わったら次の人にファイル編集権を受け渡し、その人が編集したファイルを次の人がさらに編集する、といった具合だ。セキュリティやガバナンスのプロセスもファイルに関連づけられるため、どうしても働き方がファイルに縛られてしまう。
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