[編集部の生産性倍増奮闘記]

「ガント図の共有で臨む締切強化月間」の巻:第13回

2010年4月22日(木)

もう少しでゴールデンウィーク。代休や有休を充てて、1週間以上の大型連休にする人も多いのではないでしょうか。そんな世の動きとは対照的に、月刊誌を発行する編集部にとっては、毎年このシーズンが悩みの種。計画的に締切を前倒しにしなければ、本当の「お休み」はやってきません。さて、今年はいかにして進行管理するか…。

 当編集部における締切管理は、これまで至ってシンプルな方法で運用してきました。基本となるのはエクセルで作成する一覧表です。縦軸にコラム名や担当者名を、横軸にカレンダー形式で月日を書き入れたシートが標準フォーマット。ここに、各コラムごとに設定した原稿提出日や校了予定日のマークを記入したものをプリントアウトし、各記者に配付するというものです。

 もっとも、計画表通りに事が進むことは滅多にありません。突発的な取材案件が舞い込んだり、記者が体調を崩したり…。いや、多くの場合は各自のスケジューリングが甘く、「すいません、間に合いません」というのが日常茶飯事。そんなこんなを織り込みつつ、日々、口頭で進行状況を確認しながら、ローリングプラン(と書くとカッコ良いが、要はつじつま合わせ案)を練り、何とか最終校了日に間に合わせる、というのが毎度のパターンです。

図1 これまで編集部では、エクセルで作成した締切一覧表をプリントし、記者に配付していた

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