リアルコムと「ビジネス･プロダクティビティ研究会」（以下、BP研究会）は2010年5月21日、コラボレーションを効率化するSharePointチームサイトのテンプレート「コラボレーション用GSPテンプレート」を開発したと発表した。GSP（Good SharePoint Practice）とは、SharePointの効果的な使い方を体系化したリアルコムの方法論のこと。これにより、リアルコムは、同社が主宰するBP研究会（Microsoft Office SharePoint Serverの活用に関するユーザー企業の研究会）の参加企業31社とともに、メールやファイルサーバーからSharePointへのリプレース推進を目指す。
社内コラボレーション（部署や委員会、プロジェクトなどのグループワークにITを利用すること）には、一般的にメールやファイルサーバーといったツールが使われている。BP研究会の参加企業31社に対するベンチマーキングスタディでも、SharePointのヘビーユーザー企業が大半を占めるにもかかわらず、「コラボレーションでよく使われているツール」として81％の企業がファイルサーバーを、100％がメールを挙げたのに対し、SharePointのチームサイトはわずか10％弱だという。しかし、メール洪水問題は81％、ファイルサーバー墓場問題は90％の企業が「あてはまる」と回答していることから、SharePointのチームサイトには、機能は豊富だが操作が複雑で面倒、きちんと使うには目的に合わせた設定が必要、などの問題点があることがわかってきた。
コラボレーションツールには次の3つの要素が求められる。
- シンプル、簡単、なじみやすい。
- 情報の再利用を促進する。
- 無理なく量を抑えることができる。
メールとファイルサーバーは(1)は満たすものの、(2)と(3)に難がある。そこでリアルコムは、SharePointのチームサイトに以下の5つの改良を加えた。
- シンプルで簡単、ユーザーに意識させないプロパティ設定
- コラボレーション向けに使いやすく改良されたビュー
- シンプルでわかりやすいアクセス権体系
- ファイルを無理なく自然に捨てる仕組み（非表示／論理削除／物理削除の自動化）
- 多彩かつ実用的なメール連携（PUSH通知／PULL通知／メールによるファイル投稿）
「コラボレーション用GSPテンプレート」の特徴は次のとおり。
- ファイルは2年（年限は変更可）で自動的に「非表示」となる。多くのファイルは作成中の「仕掛り（ドラフト）」で、完成版ができてしまえばほぼ不要になるためである。一方「完成版」は長く保管する必要があるため、投稿者の判断によりワンクリックで「5年」あるいは「無期限」に設定できる。「非表示」ファイルは復元することもできるが、管理者により物理削除できる。
- 同テンプレートは、ほぼ全てをSharePointの標準機能とアドオンツールNintex Workflowだけで実装しているので、同じ環境さえあれば誰でも利用可能である。Nintex Workflowは、SharePointのワークフロー機能を強化し、設定レベルでワークフローからアプリケーション開発まで行うことができるSharePointのアドオン製品である。
同社は今後、同社が提供するSharePoint/Exchangeのホステッドクラウドサービス「BPオンデマンド」を通じた同テンプレートの提供を予定している。
なお、「コラボレーション用GSPテンプレート」の詳細は、5月21日開催されたBP研究会「第3回 ベンチマーキングスタディ発表会」において発表された。次回、第4回（2010年8月27日予定）のテーマは「SharePointで現場業務の徹底効率化」が予定されている。
BPオンデマンド
http://www.realcom.co.jp/it/bpod.html
BP研究会サイト
http://bpcenter.jp/default.aspx
