[事例ニュース]

2014年3月26日(水)IT Leaders編集部

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　良品計画では、店舗の不動産契約、商品の製造委託契約、金型の製造契約など、年間2600もの契約手続きが発生している。契約ごとに社長や取締役、部課長の権限に応じた決裁が必要な上、紙の申請書に捺印していたため、申請から承認までに時間がかかっていた。

申請者は申請後の進捗を把握しにくく、契約書をまとめる総務課は、申請部門からの問い合わせに対して1日数時間を費やしていた。総務課にとっては、紙の契約書の内容をExcelに転記することによる入力ミスも課題だった。

そこで良品計画では契約書の電子化に着手。申請システムを導入し、捺印申請業務をワークフローに沿って進めることにした。社内の他システムでの導入実績、申請内容に応じて柔軟に決裁ルートを変えられる点などを評価した結果、「DataSpider BPM suite」を採用した。

　2013年9月17日に試験運用を開始。システムと併行して紙の契約書でも申請できる移行期間を経た後、2013年10月1日に申請システムへ完全移行した。

　システム化したことで、申請部門は進捗状況を自席のPCで確認できるようになった。総務課は契約内容をExcelに転記する作業がなくなったほか、申請部門からの問い合わせに答えるケースが激減した。これら効果を試算したところ、年間で414万9000円のコストを削減できるという。

アプレッソとワイ・ディ・シーがシステムの開発および導入を手掛けた。