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文書管理ソフト「楽々Document Plus」新版、全文検索と属性検索を1画面に統合して検索性を向上

2019年6月14日(金)日川 佳三(IT Leaders編集部)

住友電工情報システムは2019年6月13日、文書管理サーバーソフトウェアの新版「楽々Document Plus Ver.5.1」を発表、同日販売を開始した。新版では、検索画面を1つにまとめ、1画面上で全文検索(あいまい検索)と文書の作成者や作成日といった属性による絞り込み(属性検索)を組み合わせた検索ができるようになった。また、契約期限が近づいた際の通知メールの送付先を、契約書の文書ごとにきめ細かく設定できるようになった。価格は要問い合わせ。

 住友電工情報システムの楽々Document Plusは、企業の文書を「フォルダー」と「文書(ドキュメント)」の階層構造で管理する文書管理サーバーソフトウェアである(図1)。複数のファイルを1つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管する、という形をとる。「文書」に対して、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる。登録した文書は、全文検索(あいまい検索)のほか、文書の作成者や作成日といった属性による絞り込み(属性検索)ができる。アクセス権限設定や承認ワークフロー機能も備える。

図1:楽々Document Plusは、企業の文書を「フォルダー」と「文書(ドキュメント)」の階層構造で管理する文書管理サーバーソフト。「文書」に対して、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる(出典:住友電工情報システム)図1:楽々Document Plusは、企業の文書を「フォルダー」と「文書(ドキュメント)」の階層構造で管理する文書管理サーバーソフト。「文書」に対して、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる(出典:住友電工情報システム)

 文書は、ドラッグ&ドロップ操作で登録できる。また、部門に分散するファイルサーバーを統合的に閲覧・検索できるため、初期利用時のデータ投入の手間を減らして手軽に運用を開始できる。複合機のスキャナ機能によって電子化したファイルを自動で登録することもできる。登録したファイルはOCR(光学文字認識)処理し、全文検索の対象となるので、紙文書の情報を効率的に活用できる。

 Webアプリケーションとして動作する。稼働環境は、サーバーOSがWindows Server、JavaアプリケーションサーバーがApache Tomcat、データベースがPostgreSQL/Oracle Database/SQL Server。クライアント環境はWebブラウザ(Internet Explorer、Microsoft Edge、Google Chrome、Firefox、Android上のGoogle Chrome、iPad上のSafari)。

 今回、新版の「Ver.5.1」を発表した。新版では、検索画面を刷新した。検索画面を1つにまとめ、1画面上で全文検索(あいまい検索)と文書の作成者や作成日といった属性による絞り込み(属性検索)を組み合わせた検索ができるようになった。従来は、全文検索と属性検索の検索条件を入力する画面が分かれていたため、画面を切り替えて検索条件を入力しなければならなかった。

 検索画面の1画面化によって、例えば、文書の作成者で属性検索を行い、この結果を表示した同じ画面で、全文検索(あいまい検索)のキーワードで絞り込む検索を行う、といった使い方ができる。このため、探したい文書を、より簡単に、素早く検索できるようになった。

 さらに、検索結果でファイルの中身が一目で分かるサムネイル付きのサマリー表示と、各文書の属性が確認しやすい一覧表示を、自由に切り替えて表示できるようになった。例えば、あるキーワードを含む契約書をリストアップし、一覧表示形式でExcelファイルに出力、そのまま台帳として関係部門にメール添付する、といったことも簡単にできるようになった。

 契約書管理の機能も改善した。従来、フォルダ単位での管理項目であった、契約期限が近づいた際の通知メールの送付先、契約期限超過時の督促メールの送付先を、契約書の文書ごとにきめ細かく設定して送付できるようになった。送付先には、部署などのグループや個人を指定できる。この他にも、契約期限超過時の督促メールの文面の設定、契約書の自動更新の設定などができるようになった。

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文書管理ソフト「楽々Document Plus」新版、全文検索と属性検索を1画面に統合して検索性を向上住友電工情報システムは2019年6月13日、文書管理サーバーソフトウェアの新版「楽々Document Plus Ver.5.1」を発表、同日販売を開始した。新版では、検索画面を1つにまとめ、1画面上で全文検索(あいまい検索)と文書の作成者や作成日といった属性による絞り込み(属性検索)を組み合わせた検索ができるようになった。また、契約期限が近づいた際の通知メールの送付先を、契約書の文書ごとにきめ細かく設定できるようになった。価格は要問い合わせ。

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