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[新製品・サービス]

リコー、ドキュメントの電子化から文書保管・廃棄までをトータルに支援するサービス

2020年2月4日(火)IT Leaders編集部

リコージャパンは2020年2月3日、「契約書」や「企画書」などの文書を電子化し、文書の保管から廃棄までを業務委託として請け負う「リコー ドキュメントライフサイクルサービス」を発表した。時間や場所を問わずに文書を閲覧して活用できる環境を提供することで、働き方改革を支援する。2020年2月20日から提供する。価格は、要問い合わせ。

 リコー ドキュメントライフサイクルサービスは、「契約書」や「企画書」などの文書を電子化し、文書の保管から廃棄までを業務委託として請け負うサービスである。文書の電子データ化、文書の保管・管理、情報共有、――の3つの機能から、必要な機能を組み合わせて利用できる(図1)。

図1:リコー ドキュメントライフサイクルサービスの概要(出典:リコージャパン)図1:リコー ドキュメントライフサイクルサービスの概要(出典:リコージャパン)
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 一定期間の保管を義務付けられている文書や重要な資産となる文書の電子化から、保管・管理、廃棄までの業務を丸ごと委託でき、本業に集中できるようになる。外出先からでも必要な文書の閲覧・活用が可能になるため、リモートワークにも対応可能になる。紙の原本は倉庫で預かるため、オフィスの執務スペースを有効活用することも可能だ。

 電子データ化については、日々閲覧する文書に関しては、紙文書を預かって移送し、電子データ化する。既存文書を一括で電子データ化する「初期分電子データ化」と、日々発生する新規文書を継続的に電子データ化する「継続電子データ化」の2つの機能を提供する。

 預かった紙文書の原本は文書専用倉庫で保管し、保存期間が満了した紙文書は廃棄・リサイクルする。文書専用の耐震耐火の倉庫で保管するため、原本の紛失リスクを低減できる。

 クラウド上の文書管理システムに電子データ化した文書を保管することで、社内/社外から文書の検索や閲覧ができるようになる。

 参考価格は、初期(既存)数量が2000件(2万ページ)、月次発生数量が20件(200ページ)で、初期分も月次発生分もすべて電子化しクラウドへ登録する場合(原本の保管・管理と情報共有サイトの提供を含む)、初期費用が100万円程度、月額費用が15万円程度になる。

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