住友電工情報システムは2022年12月1日、文書管理サーバーソフトウェア新版「楽々Document Plus Ver.6.4」を販売開始した。新版では、クラウドストレージ「Box」との連携機能を追加し、社外の取引先との間でファイルを直接やり取りできるようにした。価格（税別）は150万円から。
住友電工情報システムの「楽々Document Plus」は、企業の文書を「フォルダー」と「文書（ドキュメント）」の階層構造で管理する、文書管理サーバーソフトウェアである。Webアプリケーションとして動作する。複数のファイルを1つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管する形をとる（関連記事：文書管理ソフト「楽々Document Plus」がクラウドサインと連携、契約書の締結と保管を電子化）。
登録する「文書」に、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる。全文検索（あいまい検索）のほか、文書の作成者や作成日といった属性による絞り込み（属性検索）が行える。文書はドラッグ&ドロップ操作で登録でき、各部門に分散するファイルサーバーをまたがって閲覧・検索できる。複合機のスキャナ機能を使って紙文書を登録する使い方もできる。登録したファイルはOCR（光学文字認識）で処理するため、全文検索の対象となる。
新版のVer.6.4では、クラウドストレージ「Box」との連携機能を追加した（図1）。社外の取引先との間でファイルを直接やり取りすることが可能になった。具体的には、楽々Document PlusのWeb画面操作だけで、社外の取引先にファイルを共有したり、社外の取引先からファイルを受け取ったりできるようになった。
図1：楽々Document PlusのBox連携イメージ（出典：住友電工情報システム）拡大画像表示
社外へのファイル共有では、楽々Document Plusで管理しているファイルをBoxにアップロードし、Boxの共有リンクを記載したメールを社外の担当者に自動で送付する。一方、社外からのファイル受取では、あらかじめ指定したBoxのフォルダーを楽々Document Plusが定期的に監視し、ファイルのアップロードを確認したタイミングで楽々Document Plusに自動登録する。
従来、楽々Document Plusで管理しているファイルを取引先など社外に共有する場合や、反対に社外から受け取ったファイルを楽々Document Plusに登録する場合は、作業者のPCなどを経由させる必要があった。作業が煩わしいだけでなく、ファイル取り違えなどのヒューマンエラーや、メールで社外に送付する際のセキュリティリスクがあった。
Box連携機能は、資料共有以外にも有効である。例えば、アンケート用紙をBox経由で送付し、回答者が記入したファイルをアップロードしてもらうことで、回答を楽々Document Plusに自動で登録できる。また、メールによるファイルの授受を無くすことで、“脱PPAP”も実現するとしている。
楽々Document Plusの稼働OSはWindows Server。Web（Java）アプリケーションサーバーにはApache Tomcat、データベース管理システムにはPostgreSQL、SQL Server、Oracle Databaseのいずれかを利用する。
