理美容業、飲食業、不動産業を営む将軍ジャパン（本社：北海道江別市）が請求書の業務を電子化した。ウイングアーク1stの文書管理ソフトウェア「invoiceAgent 文書管理」およびOCRソフトウェア「invoiceAgent AI OCR」を導入し、2023年夏より運用している。請求書の起票から承認まで4週間かかっていた作業が1週間で済むようになった。ウイングアーク1stが2023年10月19日に発表した。
ヘアカット専門店「クイックカットBB」などの理美容業を中心に多角的な事業を展開する将軍ジャパン。フランチャイズ本部が展開する直営店舗約100店舗とFC加盟店約70社を全国で運営している。
同社は今回、請求書の承認業務を電子化した。ウイングアーク1stの文書管理ソフトウェア「invoiceAgent 文書管理」およびOCRソフトウェア「invoiceAgent AI OCR」を導入し、2023年夏より運用している（図1）。
図1：請求書の起票から承認まで4週間かかっていた作業が1週間になった（出典：ウイングアーク1st）拡大画像表示
同社の請求書の処理はこれまで、本社の店舗責任者が担当店舗分を確認・承認し、経営層が承認・決済するというフローだった。請求書に店舗名が明記されていないことが多く、経理部から店舗責任者に確認する手間がかかっていた。また、全国に店舗を展開していることから経営層や店舗責任者の出張が多く、不在の間に承認フローが滞ることもあり、最終承認までに4週間かかることもあったという。また、前日の売上実績の確認作業にも、経理担当者2人が半日かけて毎営業日、目視で行うなど手間がかかっていた。
こうした状況を改善するため、上記のソフトウェアを導入した。出張中でも承認申請を起案して回付でき、営業日報の入力や売上実績の確認作業の負荷を軽減できるようにした。
新たな承認フローでは、経理担当者がスキャナーで請求書を読み取るとinvoiceAgentにアップロードされる。そこで店舗を特定できたら自動で承認申請を起案して店舗責任者に回付する。店舗名が不明な請求書については、ワークフロー上で確認を依頼し、名乗り出た責任者が店舗名を追記して次承認者へと回付する仕組みである。こうして、4週間かかっていた請求書の起票から承認までの作業が1週間になった。
営業日報から売上を確認する作業については、本社のファクスをデータで受領して電子化し、invoiceAgent AI OCRを用いて営業日報の売上金額を読み取り、RPAツール「UiPath」でPOSデータと突合する。休日明けに増える業務量を平準化したほか、営業日報から転記する負担が減った。手作業時に2人・4時間をかけていた営業日報からのデータエントリーと突合作業が1人・1時間半で終えられるようになったという。
