[事例ニュース]
東京建物、月300件の請求書・領収書を電帳法準拠で電子保存する運用に移行
2024年4月11日(木)日川 佳三（IT Leaders編集部）
東京建物（本社：東京都中央区）は、受領した請求書や領収書を、電子帳簿保存法に準拠した形で電子保存する運用に移行した。インフォマートの文書管理ストレージサービス「BP Storage」を導入し、保管スペースをなくし、印刷・押印・回覧にかかる時間を削減している。インフォマートが2024年4月11日に発表した。
東京建物は、ビル事業と住宅事業を主軸に展開する総合不動産会社である。請求書業務は、経理部と住宅事業統括部が担当している。
経理部では、約8000社の取引先からメールやPDFで受領する月間約300件の請求書・領収書を印刷・押印・回覧して運用していた。この運用を改め、電子帳簿保存法に準拠した形で電子保存する必要があった。
住宅業務統括部は住宅部門の物件に関わる請求書を取り扱うが、これまで販売センターなどに届く請求書を、現場の担当者がレターパックで東京本社に郵送していた。本社と販売センターの営業日が異なるうえ、販売センターは関西や九州など遠方にもあり、配達に数日を要してタイムラグが発生する問題があったという。
そこで、インフォマートの文書管理クラウドサービス「BP Storage」を導入した。請求書・契約書・領収書・納品書・検収書・見積書・注文書といった国税関係書類に含まれる「取引年月日・金額・取引先」の情報を、AI-OCRとオペレーターがデータ化し、訂正削除の履歴や申請・承認の記録を残しつつ電子保存するシステムである。
導入の結果、経理部は文書の保管スペースを廃し、印刷・押印・回覧にかかる時間を削減。住宅事業統括部は、検索機能で必要な情報を容易に取り出せるようになり、「書類をひっくり返して探す手間がなくなった」（同社）という。
