東日本旅客鉄道（JR東日本、本社：東京都渋谷区）は、請求書の発行/受領プロセスを電子化した。インフォマートの請求書管理サービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、発行する請求書については、毎日2～3時間かかる封入などの手作業がほとんど不要になった。受領する請求書については、取引先に電子データでの発行を促して、電子化を推進していく。インフォマートが2024年4月10日に発表した。
JR東日本によると、グループ各社間では早期から独自システムで電子請求書のやり取りを行っていたが、取引先には、紙の請求書の送付を続けていた。月約5000通、毎日約200通の請求書を2～3時間かけて手作業であたっていたという。
請求書の受領については月約1000通で、そのうち紙の請求書はスキャンしてPDF化し、会計データとひもづけて原本を保管している。記載事項をワークフローシステムに入力する際のミスや、紙の請求書の紛失などによるリスクがあるほか、大量の請求書の保管場所の確保にも苦労していたという。
これらの課題を解決するため、インフォマートの請求書管理サービス「BtoBプラットフォーム 請求書」（図1）を導入し、請求書の電子化に着手した。JR東日本グループ約40社が導入済みであり、実績を参考にJR東日本でも採用した。
図1：請求書管理サービス「BtoBプラットフォーム 請求書」の概要（出典：インフォマート）拡大画像表示
導入の結果、発行に関しては、紙で送る必要がある特定の請求書以外をほぼ電子化。封入などの手作業がほとんどいらなくなった。再発行の場合も手間をかけずに画面上で完了する。時間に余裕が生まれたことで、これまで手が回らなかった業務にシフトできるようになったという。
受領に関しては、取引先に電子データでの発行を促して、電子化を推進している。「取引先から電子請求書が届くと、BtoBプラットフォームに備わる自動ダウンロード機能でワークフローシステムに送られるさまを見て感動した」（同社）という。なお、請求ごとに発番する識別番号を入力必須とし、ワークフローシステムで管理している稟議にひもづけることで、効率的に処理できるようにしている。
JR東日本は今後、バックオフィス部門だけでなく、駅の職員・乗務員などが顧客に近いところで業務にあたる現業機関にも利用を広げていく予定である。
