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[新製品・サービス]

帳票の改訂作業を効率化するクラウド型の文書管理システム、トッパン・フォームズ

2018年6月20日(水)日川 佳三(IT Leaders編集部)

トッパン・フォームズは2018年6月20日、文書管理ソフトをクラウド型で提供するサービス「DocValue Contents/ドックバリュー コンテンツ」を発表、同日付けでベータ版の提供を開始した。正式版は2018年7月24日に提供開始する。価格(税別)は、初期費用が400万円で、月額費用が30万円。1Tバイトまでデータを貯められる。販売目標は、2020年度までに100ライセンスで10億円。

 DocValue Contentsは、帳票データや画像などのコンテンツをクラウド上で一元管理できるサービスである。金融機関や官公庁・自治体などのように、帳票を改訂する機会の多い組織に向く。全文検索による該当文言のピックアップ、差分表示による変更箇所の確認、ワークフローによる承認など、帳票の改訂作業を効率化する機能群を一通りそろえる。

図1●DocValue Contents/ドックバリュー コンテンツの概要(出所:トッパン・フォームズ)図1●DocValue Contents/ドックバリュー コンテンツの概要(出所:トッパン・フォームズ)
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 Webブラウザから利用する。基本機能として、文書ファイルの新規登録、更新、属性管理、バージョン管理、ファイル関連性管理、排他制御、サムネイル画像自動生成(Office文書ファイルのみ)、などができる。登録した文書ファイルに対して、検索や閲覧が可能である。文書の変更点が分かるように、イメージ差分や文言差分なども表示できる。オプションで、ワークフロー機能や帳票設計機能を提供する。

 登録可能なファイル形式は、Office文書ファイル(Word、Excel、PowerPoint、Visio)、DTPファイル(Adobe Illustrator、Adobe InDesign、Adobe PhotoShop、Adobe PDF)、画像・テキストファイル(XML、テキストファイル、SVF、SVG、EPS、BMP、GIF、TIFF、PNG、JPEGなど)、その他。

 このうち、テキスト情報を備えたファイルは、全文検索の対象となる。具体的には、テキストファイル、XMLファイル、Office文書ファイル、Adobe PDF(テキスト情報保持)、Adobe Illustrator(ai形式)、を全文検索できる。

 背景には、法改正や改元、消費税率の変更といった社会的要因や、企業の規約変更などによって、帳票の改訂が頻ぱんに行われており、管理・改訂の負荷やコストが企業の大きな負担となっているという状況がある。帳票の管理・改訂は、社内の複数部門や制作会社など多数の関係者によって行われるため、帳票データの管理やコンテンツの共有などに課題を抱えている。

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