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ERPと業務文書の間にある“デジタルの断絶”を一掃
俊敏経営と業務品質向上の礎となる「Extended ECM(xECM)」の実像とは?

2019年6月28日(金)

どの企業にとっても経営スピードを高めることは喫緊の課題。一方で法令順守など社会の公器として果たすべき責務もある。それぞれに深く関わり、ますます重要性を帯びているのがECM(Enterprise Content Management、企業コンテンツ管理)であり、とりわけ脚光を浴びているのがERPなどの業務アプリケーションとECMの密連携による課題解決だ。その秘密はどこにあるのか。この領域のグローバルリーダーであるオープンテキストが市場展開しているソリューションの実像を取材する。

 月次での予実報告のタイミングが迫った営業部長。社が導入しているERPシステムのレポートを眺めていて、ある顧客の案件に目が止まった。「確か、受注内諾の後に仕様変更が求められて、納品日を動かさざるを得ないという報告が部下からあったはず。部品メーカーに対しては、急ぎとはいえ、いつもより数がまとまった発注になるので通常価格で交渉すべしと指示したけれど最終回答は得られたのかな? いずれにせよ実績としては来月にずれこむことになりそうだ…」。

 営業担当に事実確認しようにも今週は海外出張で思うように連絡がとれない。彼とのメールを見返したり、ファイルサーバーをチェックしたりして、やっとそれと思しき見積書や提案書を見つけたけれど、それが最終版かどうか判然としないし商談の全体像もつかめない。元となる情報は社内にあるはずなのに、時間も手間も掛かってたどり着けずに次のアクションを起こせないのは実にもどかしい。何とかならないものか──。

ERPなどの業務システムに紐づいていないビジネス文書

 販売や生産、財務など、企業にとって中核的な業務(いわゆる基幹業務)の合理的な遂行を支援する仕組みとして、ERPシステムがある。社外との取引や社内での指示など業務プロセスを構成する事象を記録すると共に、KPI(重要業績指標)を参照しながら人・モノ・金といった経営資源の配分について最適な判断を下すことを強力にサポートしてくれる。経験知に基づいたベストプラクティスが凝縮されているとして、大手を中心に国内外の企業が続々と採用しているのは多くが知るところだ。SAPが展開しているSAP ERPやSAP S/4 HANAはその代表格である。

 従業員一人ひとりの日々の実務もITが支えている。オフィスソフトによる提案資料の作成、電子メールによる顧客とのやり取り、CADによる設計図面の作成、デジタルカメラによる工事現場の撮影…挙げればきりがないように、現場では様々な形式の資料やデータが今日もまた生み出されている。それらは当然のことながら、所属する部署、さらには企業として遂行するビジネスに密接に紐付いているものだ。

 しかし、ERPのような業務プロセスにしても、従業員がハンドリングしている文書やデータにしても、どちらも“デジタル化”されているとはいえ、両者は別々に管理されてきたのがこれまでの実状だ。結果として冒頭の例に見たように、ある業務プロセスを構成する事象(顧客との契約行為など)で気になることが生じて実務上の関連資料を参照しようにも、実際には短時間での検索・参照はできずに多くの手間がかかる。こうした業務上のドキュメントやコンテンツの個別管理が、組織としての生産性や業務品質を高める上で、ボトルネックになっているのだ。読者諸氏の会社においても、似たような状況が起こってはいないだろうか。

 こうした問題を解決しようとソリューションを展開しているのがオープンテキストだ。同社でEIM(Enterprise Information Management)エバンジェリストを務める市野郷学氏は、「業務プロセスとビジネス文書の間にある“デジタルの断絶”をなくし、企業全体の生産性や俊敏性、信頼性といったものを根本から支える仕組みを提供しているのが当社です」と話す。

図1 ERPとOpenText Extended ECM(xECM)で管理するそれぞれのデータの特性
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 “デジタルの断絶”を一掃し、ERPで扱う構造化データと、ビジネス文書などの非構造化データを密接に連携させる仕組みとは具体的にどのようなものなのか、そして企業はどんな恩恵を享受できるのか──。

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